Dagsorden fra bestyrelsesmøde d. 26.05.2011 kl. 18.00

Sted: Klubhuset i SMO

Referent: Susan

Ordstyrer: Joan:

1.     Drøftelse af ”fremtidens SMO”. Jeg forventer at i alle gør jer overvejelser omkring hvad jeres forventninger og mål for arbejdet i SMO er og hvad i ønsker at opnå med dette arbejde.

2.     Nyt omkring økonomi (Susan) :

Kiosk (ønskes status på driften)

Indestående pt.

Legeplads

Afslutning af bygge regnskab

3.     Træning i sommerferien (uge 28)

4.     Fremtidige løb og bemanding af disse herunder mikro DM kval.

5.     Status på klubtræning (Brian)

6.     Eventuelt.

Referat fra bestyrelsesmøde d. 26.05.11

Deltagere på mødet:

Jan, Brian, Susan og Joan

Udeblevet:

Alex, Rene og Jesper.

Pkt. 1.

Enighed om at det var svært at drøfte, idet vi ikke var flere på mødet. Udfordringen fremadrettet i SMO er dels at få medlemmer til at deltage aktivt i klubbens daglige virke og i de aktiviteter der foregår. Det er gentagne gange sket at der eksempelvis har været kørt på banen uden at den er vandet op og lagt på plads. Der er flere medlemmer der ikke passer deres åbne og lukke vagter og det er svært at finde folk til kiosk, rengøring osv samt officials til løb.

Debat omkring der skal ske motivations arbejde eller sanktioneres såfremt disse ting ikke overholdes.

Vi er afhængige af at kiosken kan åbnes når der er åben træning, idet det er den mulighed vi har for at tjene penge til klubben – altså til vores egne børn.

I forhold til at der køres på banen uden banepleje. sker dette yderligere vil muligheden for at træne selv ophøre, idet leret køres af banen, når den ikke vedligeholdes.

SMO er opfordret til at søge YGT for 80cc i år 2013 –drøftelse om dette er noget vi skal søge.

Pkt. 2

Tom har fået 10.000 kr. i sponsorat fra Refako. Der er opsat nye skilte på væg og lastbil. Tom arbejder på videre sponsorat fra skiltefirma og T.Olesen.

Der er ansøgt om 20.000 kr. fra Faaborg sparekasse til opførelse af indhegnet legeplads.

Generelt ser økonomien fornuftig ud. Der er stort varelager i kiosken, som vil give et godt overskud der også.

Klubbens byggekonto skal opgøres og der skal sendes regnskab til Odense kommune. Brian sørger for dette i samråd med Tom og Søren.

Klubbens kasserer Susan Pace ønsker ikke længere at fortsætte som kasserer og der skal derfor indkaldes til ekstraordinær general forsamling. Yderligere info om dette følger senere.

Pkt. 3

Det besluttes at der forespørges ved klubbens medlemmer om der er tilslutning til trænings uge i uge 28. Der skal ske hurtig tilbagemelding, idet der skal sendes invitationer ud, hvis vi ønsker deltagere udefra. Jan vil gerne stå for løbene i uge 28. Brian tager imod anmeldelser.

Pkt. 4

I forhold til mikro DM vil Dorthe Blakkilt tage imod anmeldelser. Brian udfylder tillægsregler og sender til sekretariatet, sådan at det kan videresendes til alle klubber. Rene Lykke vil gerne være stævneleder.

Lørdag d. 10.09.11 har vi en udfordring i forhold til at der skal køres 3 mikro matcher på samme dag – kl. 10, 12 og 14.

Det kræver at der er styr på tingene og at det hele er veltilrettelagt og klapper. Der er allerede folk meldt på sagen og Alex arbejder på at få et samarbejde med de andre mikro forældre, sådan at man hjælpes ad.

Det er vigtigt at der er mikro forældre der sætter sig ind i procedurer vedr. dokumenter der skal sendes til DMU efter løbet (ellers får klubben bøder).

Det er ofte svært at finde folk nok til diverse løb og det er ofte de samme der ”holder skansen”. Der skal arbejdes på hvordan dette løses, om der skal sendes kalender med vagter til alle ved sæson start og sanktioneres såfremt disse ikke overholdes (dette er brugt i mange andre klubber), eller hvad der ellers kan være en løsning.

Forslag fra medlemmer modtages gerne.

Pkt. 5.

Klubtræningen er nu i fuld gang. Det undrer lidt at der ikke er større tilslutning og igen må der opfordres til at medlemmer melder tilbage til Brian med ønsker og behov.

Det drøftes om der skal arbejdes på at etablere et samarbejde med eksempelvis Skærbæk, idet de der har gode erfaringer med at udvikle børnenes kørefærdigheder.

Pkt. 6

Der afholdes arrangement med Jan O. 2. Juni hvor han vil fortælle lidt omkring hvad han anser som vigtigt i træningen af mikro og 80cc.